Whistleblowerordning

Grundlag for etablering af en whistleblowerordning

Tjæreborg Industri arbejder ud fra en virksomhedskultur med fokus på troværdighed, en god forretningsetik og et godt samarbejde.

Whistleblowerordningen er et supplement til den direkte og daglige kommunikation på arbejdspladsen, der kan være svært at stå frem med.

Tjæreborg Industri ønsker med denne whistleblowerordning, at forebygge og bekæmpe alvorlige forhold som eksempelvis korruption og chikane.

Formålet med whistleblowerordningen?

• At beskytte whistlebloweren mod negative konsekvenser, ved indberetning i god tro.
• At eliminere uetiske, kritisable eller ulovlige forhold i virksomheden.
• At alle indberetninger håndteres ens og ud fra de samme grundlæggende værdier.

Hvem kan anvende whistleblowerordningen?

Whistleblowerordning hos Tjæreborg Industri henvender sig til nuværende og tidligere ansatte, samt samarbejdspartner til Tjæreborg Industri.

Hvilke forhold er omfattet og hvilke skal håndteres på anden måde?

Forhold der er omfattet af whistleblowerordningen

Whistleblowerordningen kan kun anvendes til at indberette om uetiske, kritisable eller ulovlige forhold hvor ansatte, ledelse eller andre interessenter er involveret i aktiviteter, med direkte relation til Tjæreborg Industri, eller ved mistanke herom.

Whistleblowerenheden foretager ved hver indberetning, en konkret vurdering af hvorledes indberetningen er omfattet af kriterier for alvorlige forhold jf. whistleblowerloven.

Nedenstående forhold er eksempler på uetiske, kritisable eller ulovlige forhold:

• Dokumentfalsk. Tyveri. Underslæb. Svindel. Korruption. Afpresning. Forurening.
• Hacking, aflytning, optagelse af samtaler mellem andre.
• Væsentlige brud på arbejdssikkerheden, miljøregler og skattelovgivningen.
• Tilsidesætte af en lovbestemt handlepligt eller tavshedspligt.
• Seksuel chikane.
• Grov chikane, eksempelvis race, køn, farve, sprog, formueforhold, national/social oprindelse, politisk/religiøst tilhørsforhold.
• Tilsidesættelse af faglige standarder med risiko for personsikkerhed og sundhed.
• Alvorlige fejl og uregelmæssigheder forbundet med it-drift eller it-systemstyring.
• Grov eller gentagne overtrædelse af interne forskrifter og compliancebestemmelser.
• Bevidst vildledning af borger og samarbejdspartner.

Hvis der modtages indberetninger om andre forhold som f.eks. utilfredshed med lønforhold, samarbejdsvanskeligheder, overtrædelse af ryge- eller alkoholpolitik mv., bliver disse oplysninger straks slettet i systemet, og indberetningen henlægges.

Forhold der skal håndteres på anden måde

Hvis der modtages indberetninger som eksempelvis nedenstående  på forhold bliver disse oplysninger straks slettet i systemet, og indberetningen afvises.

Disse forhold skal som udgangspunkt håndteres af den nærmeste leder, en fra ledelsen eller en tillidsrepræsentant.

• Overtrædelse af interne retningslinjer af mindre alvorlig karakter som eksempelvis sygefravær, rygning, alkohol, påklædning.
• Utilfredshed med løn eller ansættelsesforhold.
• Konflikter eller samarbejdsvanskeligheder mellem de ansatte.

Beskyttelse af whistlebloweren og de implicerede parter

Whistlebloweren der indberetter kritisable forhold i god tro, er alle beskyttet mod negative konsekvenser og enhver form for repressalier.

”En indberetning er afgivet i god tro, når det med rimelighed kan antages at de indberettede oplysninger var korrekte på tidspunktet for indberetningen, og at forholdene overholder kriterierne jf. whistleblowerordningen”.

Hvis der bevidst indberettes urigtige eller vildledende oplysninger, frafalder beskyttelsen jf. whistleblowerordningen for at sikre at ordningen på ingen måde misbruges.

”Eksempelvis ved at en ansat uretmæssigt beskylder en kollega for chikane, fordi de har et udestående med hinanden.”

Eventuelle implicerede parter nævnt i en indberetning, er beskyttet på samme vilkår som en whistleblower af whistleblowerordningen, indtil andet er bevidst. Såfremt de har handlet i god tro.

Ansatte i Tjæreborg Industri der forsøger at udøve repressalier mod en whistleblower, eller en impliceret part der har indberettet i god tro, bliver mødt med ansættelsesretlige sanktioner.

Whistleblowerenheden er forpligtet til at informerer de implicerede parter, omkring de relevante alvorlige forhold, der er indgivet i en indberetning. Tidspunktet for at informere skal bestemmes ud fra en konkret vurdering af, hvornår afdækningen af de indberettede forhold er tilfredsstillende. Det skal minimere en unødig påvirkning under indsamling af bevismaterialet.

Der må kun videregives en generel information omkring indberetningen, og kun i det omfang der er relevant for den implicerede part, som et led i undersøgelsen af den aktuelle sag. Der må på intet tidspunkt videregives personhenførbare oplysninger.

Den registreredes rettigheder som whistleblower

Rettighederne for de implicerede parter i forbindelse med en indberetning, følger den til enhver tid gældende whistleblowerlov, og omfatter alle forhold før, under og efter en indberetning.

Rettighederne er gældende for alle de implicerede parter, der fremgår af indberetningen og omfatter eksempelvis følgende punkter:

• Loven kan ikke fraviges ved aftale, hvis det er til skade for whistlebloweren.
• Du kan ikke gøres ansvarlig for at have overtrådt en lovbestemt tavshedspligt, hvis der er rimelig grund til at antage, at oplysningerne er nødvendige for at afsløre de alvorlige forhold.
• Du må ikke hindres i at foretage en indberetning.
• Oplysninger der er underlagt en særlig tavshedspligt må ikke udleveres, medmindre at vedkommende giver samtykke til udlevering af disse oplysninger.

Ansvarlig for undersøgelse, redegørelse og korrigerende handlinger

Whistleblowerenheden behandler og forestår eventuelle undersøgelser samt udarbejder en redegørelse for indkomne indberetninger.

Ledelsen i Tjæreborg Industri træffer beslutning om udfaldet af indberetningen, på baggrund af redegørelsen fra whistleblowerenheden.

Udfaldet af en undersøgelse kan videregives på følgende måde:

• Udtale sin opfattelse af sagen, over for den relevante afdeling eller medarbejder.
• Oprette eller opdater relevante interne retningslinjer og procedurer.
• Indlede en personalesag med eksempelvis disciplinære sanktioner (advarsel, afskedigelse) af relevante medarbejdere.
• Overdragelse af sagen til politiet, således de kan efterforske et muligt strafbart forhold.
• Iværksætte kontraktretlige konsekvenser ved eksempelvis at ophæve kontrakten med en samarbejdspartner.
• Afvise eller henlægge sagen.

Muligheder for indberetninger

Det er muligt at foretage en anonym indberetning til whistleblowerordningen, men Tjæreborg Industri opfordrer til at du identificerer dig selv, da det vil lette sagens efterforskning med mulighed for opfølgende spørgsmål og at indhente yderligere dokumentation.

Anonym indberetning

Der kan foretages en anonym indberetning til whistleblowerordningen hos Tjæreborg Industri.

Hvis du ønsker at være anonym, skal du i indberetningen undlade at opgive nogen form for personhenførbare oplysninger, som eksempelvis navn, telefonnummer, e-mailadresse, personnumre, adresser, mv. Derudover skal du huske at fjerne eventuelle personhenførbare oplysninger fra vedhæftede dokumenter og filer.

Indsend indberetning

Alle indberetninger skal foretages skriftligt via linket ”Indsend en indberetning”, hvor formularen udfyldes med de relevante oplysninger som whistlebloweren ønsker at indgive.

Tjæreborg Industri gør opmærksom på, at det kun er muligt at indhente yderligere dokumentation og informere whistlebloweren direkte, såfremt der oplyses en mailadresse i indberetningen.

Når whistlebloweren foretager en indberetning, genereres der et sagsnummer øverst på siden: ”Indberetning af alvorlige forhold”.

Skriv sagsnummeret ned og gem det, for løbende at følge status på indberetningen.

Ved tvivl omkring relevans af emnet, opfordres der til at foretage en indberetning via whistleblowerordningen, hvorefter enheden vil foretage en indledende undersøgelse jf. nedenstående afsnit: ”Behandling af indberetning”.

Modtagelse af indberetning

Alle indberetninger behandles fortroligt af den interne whistleblowerenhed, som forholder sig objektivt og sagligt til de indkomne indberetninger. Whistleblowerenheden består af mindst to medarbejder fra Tjæreborg Industri der udpeges af ledelsen.

En indberetning der er modtaget uden for almindelig kontortid, anses for at være modtaget den samme dag, uanset tidspunktet for modtagelsen. Der fremgår en statusoversigt over alle indkomne indberetninger og hvorledes de er behandlet/afvist jf. whistleblowerordningens hjemmeside.

Behandling af indberetning

Ved modtagelse af en indberetning, foretages der en indledende undersøgelse af de indberettede forhold, hvorefter en af nedenstående konklusioner gør sig gældende:

• Hvis indberetningen viser sig at være ubegrundet, kan der indhentes yderligere information, hvis muligt. Hvis ikke, afvises indberetningen.
• Hvis dokumentationen er mangelfuld uden mulighed for at indhente yderligere dokumentation, ved eksempelvis en anonym indberetning, afvises indberetningen.
• Hvis indberetningen viser sig at være begrundet, undersøges indberetningen nærmere.

En indberetning vil normalt blive behandlet indenfor 3 måneder, men der kan være forhold som kræver yderligere behandlingstid. Hvis dette er tilfældet vil whistleblowerenheden oplyse herom og opgive en forventet tilbagemeldingsdato via status på hjemmesiden.

Såfremt whistlebloweren oplyser kontaktoplysninger ved indberetningen, gives der direkte besked via mail ved mangler, afvisning samt afslutning af sagen. Ved anonym indberetning fremgår status på forløbet, ud fra det pågældende sagsnummer via ”status på indberetning” på hjemmesiden, i overensstemmelse med den gældende GPDR-lovgivning.

Det er vigtigt at whistlebloweren løbende følger status på sagen, da der kan være behov for at stille yderligere spørgsmål for at få et tilstrækkeligt oplysningsgrundlag til at behandle sagen.

Der vil være risiko for at en anonym indberetning henlægges, på grund af manglende dokumentation eller tvivlsspørgsmål, som vil kræve yderligere oplysninger fra whistlebloweren.

Korrektion af registrerede oplysninger

Hvis du bliver opmærksom på, at du har indgivet ufuldstændige eller ukorrekte oplysninger, skal du hurtigst muligt foretage en ny indberetning i systemet. Husk at henvise til den tidligere indberetning, ved at indtaste det tilhørende sagsnummer og noterer alle korrekte relevante informationer.